شرایط ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
صورتجلسه به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسات رسمی است.انواع صورتجلسه عبارتند از: صورتجلسه مجمع عمومی عادی به‌طور فوق العاده، صورتجلسه مجمع عمومی عادی، صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده و صورتجلسه هیئت مدیره.
صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسات رسمی است. عموما، صورتجلسات دارای تاریخ جلسه، محل برگزاری جلسه، حاضرین، غایبین، مصوبات و مذاکرات جلسه می‌باشد. لازم است آگاه باشید، که برای انجام هر تغییری در شرکت‌های تجاری یا اتخاذ تصمیمات جدید مانند ورود و خروج شرکا، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، تبدیل سهام و…باید صورتجلسه تغییرات تنظیم گردد. برای تنظیم تغییرات شرکت، الزامی است مجامع عمومی یا جلسه هیئت مدیران شرکت تشکیل شود. تمام تغییرات و تصمیمات پس از اتمام جلسه توسط منشی جلسه یادداشت شده و پس از قرائت به امضاء اعضا حاضر در جلسه می‌رسد. انواع صورتجلسه عبارتند از: صورتجلسه مجمع عمومی عادی به‌طور فوق العاده، صورتجلسه مجمع عمومی عادی، صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده و صورتجلسه هیئت مدیره.
مراحل ثبت صورتجلسه به چه صورتی است؟
نخستین گام به منظور ثبت صورتجلسه تغییرات مورد نظر در شرکت‌ها، تبیین و تشکیل یک صورت جلسه رسمی میان صاحبان سهام شرکت یا هیئت مدیره است و در جلسه ای که به صورت مجمع عمومی، مجمع فوق العاده، مجمع عمومی سالیانه و.. تشکیل می شود، تنظیم و پس از امضاء به عنوان سند مشروح تغییرات، مورد استفاده قرار خواهد گرفت. لازم به ذکر است، حضور و امضاء تمامی اعضای ذینفع و صاحب امتیاز شرکت برای به رسمیت شناخته شدن صورتجلسه تغییرات ضروری می باشد. اما چنانچه به دلایلی، برخی افراد موفق به حضور در جلسه نشوند و جلسه به حد نصاب نرسد، باید از طریق تشریفات دعوت، اقدام به اعلام عمومی شود تا ادامه روند مراحل ثبت صورتجلسه با مشکل مواجه نشود. پس از تشکیل مجمع و ثبت صورتجلسه، مرحله بعدی ارائه صورتجلسه و مدارک مورد نیاز به اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد.امروزه با توجه به فراگیری شبکه اینترنتی کشور در حوزه های گوناگون، انجام مراحل ثبت صورتجلسه نیز به طور آنلاین قابل اجرا می باشد.
اقدام به ثبت صورتجلسه از طریق چه سایتی امکان پذیر است؟
متقاضیان می‌توانند از طریق سایت irsherkat.ssaa.ir به طور غیر حضوری اقدام به طی مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت خود بنمایند و دیگر نیازی به حضور فیزیکی افراد نمی‌باشد. مراحل ثبت صورتجلسه بدین صورت است که پس از تهیه و تکمیل مدارک مورد نیاز (که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد) به سایت مذکور مراجعه و اقدام به تکمیل فرم های مربوطه نموده و پس از تکمیل فرم، اصل مدارک را برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال می‌کنید. مدارک توسط کارشناسان اداره ثبت شرکت ها بررسی می‌شوند و در صورتی که نقصی نداشته باشند مورد تایید قرار خواهند گرفت. یکی از مهم‌ترین مراحل ثبت صورتجلسه ، مرحله انتشار آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار می‌باشد. انتشار آگهی با هدف اطلاع رسانی عمومی صورت می‌پذیرد تا در فرضی که اشخاص(حقیقی و حقوقی) اعتراضی به تغییرات مورد نظر داشته باشند، فرصت و حق اعتراض از طریق مراجع مربوطه را داشته باشند.چنانچه قصد منحل نمودن شرکت را داشته باشید، مراجعه به اداره ثبت الزامی است و یکی از شرکا یا یک شخص به عنوان مدیر تصفیه، باید در زمان انحلال، به اداره ثبت مراجعه کنند.
مدت زمان ثبت صورتجلسه به چه صورتی است؟
زمان ثبت صورتجلسه، همانند هزینه ثبت صورتجلسه، به چند عامل بستگی خواهند داشت. از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در ثبت صورتجلسه ،موضوع تکمیل و ارائه صحیح مدارک می‌باشد. به عنوان مثال ، امکان دارد شرکتی پس از بارگذاری مدارک به علت نقض مدارک،نقض در جزئیات مدارک احراز هویت، عدم تکمیل مدارک و… با پیام عدم تایید مواجهه شود. بدین صورت ،با توجه به عرف زمان بررسی و پاسخگویی کارشناسان اداره ثبت شرکت‌ها که اصولا بیش از ده روز کاری می‌باشد، ثبت صورتجلسه نیز به تاخیر خواهد افتاد. به علت آنکه تمام مراحل ثبت صورتجلسه، به نوبت و مطابق تاریخ ارائه درخواست طی می‌شود، تعداد افراد حاضر در صف بررسی، تاثیر بسیار زیادی در مقدار زمان انتظار شما خواهد داشت. با توجه به موارد فوق‌الذکر، به طور کلی، مدتی که از سوی اداره ثبت شرکت‌ها برای اعمال تغییرات اعلام شده است، از ده تا بیست روز می‌باشد و عموما در طی بازه زمانی مذکور، نتیجه اعلام می‌گردد.
به منظور ثبت صورتجلسه، آیا افراد باید در سامانه ثنا ثبت نام نمایند؟
سامانه ثنا، سامانه‌ای طراحی شده توسط قوه قضاییه است که در آن تمامی ابلاغ های قضایی، دادخواست و شکواییه های اشخاص ثبت می‌گردد. افراد می توانند با مراجعه به سامانه ثنا به اسناد و مدارک موجود دسترسی داشته باشند. طی چندین سال پیش، جهت ثبت شرکت الزامی به ثبت نام در سامانه ثنا نبود، اما از آبان سال 1400 دریافت کد ثنا اجباری می‌باشد.
مراحل ثبت شرکت در سامانه ثنا به چه صورتی است؟
حساب کاربری، مطابق مفاد مواد قانون آیین دادرسی الکترونیک و آیین نامه های آن برای اشخاص حقیقی و حقوقی ایجاد می‌گردد که طی دو مرحله صورت می‌پذیرد. مرحله نخست ثبت نام، توسط شخص متقاضی حساب کاربری، از طریق سامانه ثنا یا دفاتر خدمات الکترونیک قضایی ایجاد می‌گردد. ارائه اطلاعات کامل شناسنامه‌ای در سامانه ثنا تعیین شده و ارائه پست الکترونیک و شماره تلفن همراه الزامی است. در صورتی که فرد متقاضی فاقد پست الکترونیک یا شماره همراه باشد، باید به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مراجعه نموده و پس از دریافت پست الکترونیک، نسبت به ادامه ثبت نام اقدام کند. بررسی اطلاعات و احراز هویت توسط دفاتر خدمات الکترونیک قضایی انجام می‌گردد. در مرحله مذکور مراجعه شخص متقاضی به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی الزامی است زیرا اطلاعات تکمیلی، مانند اثر انگشت و امضاء مورد نیاز است. همچنین متقاضی، مکلف است جهت دریافت حساب کاربری اطلاعات مورد نیاز را به صورت صحیح و واقعی ارائه دهد و سپس صحت اطلاعات ارائه شده و قبول شرایط استفاده را در دفاتر خدمات قضایی تصدیق و امضا کند. پس از تکمیل اطلاعات در آخر، به شما یک رمز شخصی ارائه می شود و توصیه می‌گردد در نگهداری آن کوشا باشید. پس از دریافت رمز شخصی، ثبت نام تکمیل می‌شود و می‌توانید وارد سامانه ثنا شده و ابلاغیه های خود را مشاهده نمایید.